Pivot Table là gì? Cách sử dụng Pivot Table để thống kê

1/ Pivot Table là gì?

Như đã đề cập ở trên, bảng tổng hợp là một công cụ trong Excel. Cụ thể, nó là công cụ giúp phân tích, lọc và sắp xếp dữ liệu từ một bảng dữ liệu lớn một cách khoa học và nhanh chóng. Ngay cả khi bạn có khối lượng dữ liệu lớn, bảng tổng hợp có thể giúp bạn tổng hợp và thu gọn dữ liệu đó khi cần. Nhờ có bảng tổng hợp, bạn có thể dễ dàng nắm bắt dữ liệu và đơn giản hóa việc hạch toán.

2/ Cách sử dụng Pivot Table để thống kê trong Excel

Với phần giải thích trên chắc hẳn bạn đã hiểu pivot table là gì rồi phải không? Vậy làm thế nào để sử dụng công cụ này? Để sử dụng công cụ pivot table đúng cách, trước hết bạn phải nắm được cách sử dụng cơ bản của pivot table, hiểu và sử dụng các lệnh trong pivot table.

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng bảng tổng hợp, bạn có thể xem ví dụ sau.

Ví dụ:   Giả sử bạn có hệ thống siêu thị ở nhiều chi nhánh khác nhau. Để thống kê tổng doanh thu của một mặt hàng cụ thể tại tất cả các chi nhánh của hệ thống siêu thị, bạn sử dụng bảng tổng hợp để lập bảng thống kê như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu trong bảng dữ liệu tổng mà bạn muốn truy vấn => chọn lệnh Insert trên thanh menu => Chọn Pivot Table

Bước 2: Sau đó trong giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại Create Pivot Table. Phần Bảng/Phạm vi hiển thị phạm vi dữ liệu mà bạn vừa chọn một truy vấn. Ngay bên dưới bạn sẽ thấy dòng lệnh “Select where you want to replace the pivot table report”, ở dưới cùng có hai tùy chọn New Sheet và Existing Sheet. Lệnh này có nghĩa là bạn có thể chọn vị trí đặt bảng tổng hợp, nó có thể ở trang tính mới hoặc trong trang tính hiện có với phần Vị trí như được mô tả ngay bên dưới.

Sau khi đã nhập xong hết những thông tin về vị trí, các bạn nhấn chọn Ok

Bước 3:  Sau đó, bạn sẽ thấy một bảng trong giao diện phần mềm  Một trường bảng tổng hợp sẽ xuất hiện. Trong phần Chọn trường để thêm báo cáo, bạn sẽ thấy hệ thống đã phân tích và chia các vùng thông tin bên dưới, bạn sẽ chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn thêm vào bảng tổng hợp. Bạn chọn sản phẩm và chi nhánh mà bạn muốn tổng kết lợi nhuận.

Bước 4:  Dưới các trường của bảng tổng hợp, bạn thấy lệnh Di chuyển các trường giữa các khu vực bên dưới gồm 4 phần thông tin:  Bộ lọc, Cột, Hàng, Giá trị. Khi các phạm vi dữ liệu trên được chọn, tên của phạm vi dữ liệu sẽ xuất hiện trong trường  Hàng . Giữ  chuột  và kéo vào trường bên cạnh  Giá trị. Trong trường Values, bạn chọn hàm tính toán phù hợp với nhu cầu của mình. Trong ví dụ này, bạn chọn hàm Sum để tính tổng lợi nhuận.

Khi nhìn thấy các giá trị hiển thị bên trái màn hình là bạn đã hoàn thành việc thống kê doanh thu của mặt hàng đó.

Trên đây là một ví dụ cơ bản về việc sử dụng bảng tổng hợp để thống kê. Ngoài ra, bảng tổng hợp có thể được sử dụng cho nhiều hoạt động khác mà bạn có thể tìm hiểu thêm.

Kết luận: Chúng tôi đã cung cấp cho bạn thông tin ở trên về bảng tổng hợp là gì và cách sử dụng bảng tổng hợp cho mục đích thống kê.