Tìm hiểu KPI là gì? Cách Triển Khai KPI theo công thức SMART

Định nghĩa: KPI là gì? Phân loại KPI

KPI là 3 chữ cái đầu của cụm từ Key Performance Indicator, dịch sang tiếng Việt là Chỉ số hiệu suất chính. Điều đó có nghĩa là gì, sau đó? Từ Chỉ số KPI, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban và hiệu quả công việc của nhân viên để có những điều chỉnh phù hợp với thực tế với khả năng mang lại hiệu quả công việc cao hơn. Hơn nữa, dựa vào KPI, doanh nghiệp cũng có thể lấy làm căn cứ để tính lương, thưởng cho nhân viên.

Cái đi kèm ý tưởng kpi thường sẽ do kpi định hướng. Vậy thúc đẩy KPI có nghĩa là gì? Thúc đẩy KPIs chỉ là một khái niệm mà người thiết kế dự án đang cố gắng hoàn thành công việc để đạt mức KPI đề ra.

Hiện nay, có 2 loại KPI mà các doanh nghiệp sử dụng:

• KPI gắn với mục tiêu chiến lược: Đây là mục tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Các mục tiêu chiến lược bao gồm doanh thu, lợi nhuận và thị phần.
• KPI gắn liền với mục tiêu chiến thuật: Đây là những hành động sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hoặc tiến gần hơn đến mục tiêu chiến lược. Thông thường, các KPI liên quan đến mục tiêu chiến thuật sẽ được cấp quản lý cung cấp và giao cho nhân viên cấp dưới.

Ý nghĩa của chỉ số KPI trong doanh nghiệp

Một công ty sẽ có nhiều phòng ban, mỗi phòng có KPI khác nhau và cách đo lường hiệu suất khác nhau. Nhìn chung, KPI là thước đo đáng tin cậy nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động của bất kỳ bộ phận nào, giúp doanh nghiệp đi đúng lộ trình, kế hoạch, tầm nhìn và sứ mệnh. KPI có thể được chia thành các loại như KPI kinh doanh, KPI tiếp thị, KPI bán hàng, v.v.

Một KPI hợp lý nên được chia sẻ giữa trưởng bộ phận và bộ phận nhân sự. Bởi vì, nếu một trong hai người là người cung cấp KPI thì sẽ không có sự khách quan hay chủ quan.

• Khi trưởng bộ phận tự nguyện đặt KPI cho bộ phận của mình: anh ta sẽ đặt mục tiêu rất nhẹ nhàng, đơn giản, ít áp lực, giữ chân nhân viên và không thúc đẩy năng lượng.. của mình.
• Khi bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm thiết lập KPI cho các bộ phận: sẽ dẫn đến việc thiết lập các mục tiêu nằm ngoài tầm với của bộ phận (do không hiểu rõ, và khả năng của doanh nghiệp hoặc bộ phận).

Vì vậy, sự hợp tác giữa hai bên trong việc cung cấp KPI cho bộ phận là điều cần thiết.

Cách triển khai KPI theo công thức SMART

Công thức SMART hay còn gọi là mô hình SMART được sử dụng rất nhiều trong cuộc sống, kể cả những việc như lập kế hoạch, thiết lập mục tiêu… đối với KPI, công thức này giúp xây dựng các chỉ tiêu KPI một cách thông minh (Smart). Ý nghĩa của SMART được diễn tả như sau:

S – Specific: rõ ràng, cụ thể

Bạn cần sự rõ ràng và rành mạch trong mọi việc mình làm. Nhân viên có thể không biết họ phải làm việc bao xa và làm thế nào để đạt được mục tiêu. Giả sử doanh nghiệp chỉ đơn giản đặt mục tiêu cho khách hàng là doanh số năm sau cao hơn năm trước, nhưng không có con số, nhân viên khó học cách sử dụng công việc […].

Năm 2019, doanh thu đạt 1000 tỷ. Mục tiêu năm 2020 là doanh số đạt cao hơn năm 2019, vậy nếu là 1000,000001 tỷ thì vẫn là cao hơn??

M – Measurable: có thể đo lường

Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình hoạt động có thể đo lường được để đánh giá hiệu quả công việc.

A – Attainable: có thể đạt được

Các công ty không thể đặt ra những mục tiêu quá cao, không thể đạt được và buộc nhân viên phải làm việc chăm chỉ mà không đạt được thành công. Điều này có thể gây áp lực quá lớn hoặc khiến nhân viên mất tinh thần muốn tiếp tục làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

R – Relevant: thực tế

Thực tế là gì, là doanh nghiệp cần đặt mục tiêu KPI gắn liền với mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của họ, có như vậy thì mới giúp doanh nghiệp phát triển đúng hướng.

T – Timebound: Có thời hạn

Rõ ràng mọi thứ đều cần có thời gian và thời hạn, và doanh nghiệp cần đặt ra thời hạn để nhân viên hoàn thành công việc và sau đó báo cáo lại để đánh giá hiệu suất của họ.

Ngày hoàn thành mục tiêu không nên quá ngắn nếu không sẽ gây áp lực cho nhân viên, dẫn đến hiệu quả công việc kém. Tuy nhiên, không nên để deadline quá lâu, nếu không sẽ khiến nhân viên dậm chân tại chỗ.

Có thể thấy việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp rất quan trọng và giúp họ đánh giá được công việc của mình. Tuy nhiên, việc đơn giản hóa một bảng tiêu chí KPI đòi hỏi nhà quản lý phải có những tính toán đáng kể và linh hoạt cho từng giai đoạn và thời điểm trên thị trường và doanh nghiệp.

Trên đây đã giải thích rõ KPI là gì và cách thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART mà doanh nghiệp nên sử dụng khi thiết lập KPI cho các phòng ban. Bạn cũng có thể đặt KPI cho chính mình nếu bạn cần một số áp lực để phát triển tích cực hơn. Hy vọng bài viết này hữu ích. Chúc may mắn!